EAN-nummer og e-faktura til det offentlige
Offentlige kunder som kommuner, regioner, skoler og institutioner tager kun imod elektroniske fakturaer. Fakturaen sendes til kundens EAN-nummer, et 13-cifret nummer, gennem NemHandel. En PDF på mail bliver ikke betalt. Du sender e-fakturaen fra et regnskabsprogram, der kan sende til EAN.
Hvad er et EAN-nummer?
Et EAN-nummer (også kaldet EAN-lokationsnummer eller GLN) er en adresse for elektroniske fakturaer. Hver offentlig afdeling, fx en bestemt skole eller et bestemt plejecenter, har sit eget nummer. Offentlige EAN-numre i Danmark begynder med 5798.
Hvor finder jeg EAN-nummeret?
- Spørg den, der bestilte arbejdet. Det er det sikreste.
- Det står ofte i ordren, rekvisitionen eller aftalen.
- Mange kommuner har en liste over EAN-numre på deres hjemmeside.
Spørg samtidig efter et ordrenummer eller en personreference. Mange offentlige kunder kræver det på fakturaen, ellers bliver den afvist.
Hvad skal der stå på e-fakturaen?
De samme oplysninger som på en almindelig faktura: fakturadato, fortløbende nummer, dit CVR-nummer, kundens navn og adresse, arbejdets art og omfang, beløb uden moms, momssats og momsbeløb. Se krav til en faktura. Dertil kommer:
| Felt | Hvorfor |
|---|---|
| EAN-nummer | Bestemmer, hvor fakturaen lander |
| Ordrenummer eller personreference | Så fakturaen kan godkendes hos den rigtige person |
| Betalingsoplysninger | Reg.nr. og kontonummer |
Sådan sender du den
- Før opgaven på en arbejdsseddel, så du har timer, materialer og kundens underskrift.
- Opret fakturaen i dit regnskabsprogram. De gængse programmer, fx Dinero, e-conomic og Billy, kan sende e-fakturaer til EAN-numre.
- Vælg kunden, indtast EAN-nummeret og ordrenummeret, og send.
Mesterbog laver tilbud, arbejdssedler og fakturaer som PDF, ikke e-fakturaer til EAN. Til offentlige kunder bruger du Mesterbog til tilbud og arbejdsseddel og sender selve fakturaen fra regnskabsprogrammet. Med Pro kan du eksportere dine fakturaer som CSV til regnskabsprogrammet.
Kan jeg sende en PDF-faktura til en kommune?
Nej, som udgangspunkt ikke. Offentlige myndigheder skal have elektroniske fakturaer, og en PDF på mail bliver normalt sendt retur eller ikke betalt.
Hvad hvis jeg sender til det forkerte EAN-nummer?
Så lander fakturaen hos en forkert afdeling og bliver typisk afvist. Lav en kreditnota og send en ny faktura til det rigtige nummer. Se kreditnota.
Skal private firmaer også have e-faktura?
Nogle større firmaer beder om det, men det er ikke et krav ved salg til private firmaer og privatpersoner. Her kan du sende fakturaen som PDF.
Kilder: lov om offentlige betalinger m.v. og bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (retsinformation.dk); Erhvervsstyrelsen om NemHandel og e-fakturering. Tjekket 31. oktober 2026. Generel information.